A proliferação do coronavírus está afetando diretamente o dia a dia de trabalho das empresas brasileiras, a implementação do Home Office já é uma necessidade.
As recomendações da OMS para prevenção do vírus incluem a diminuição do contato social e diversos órgãos federais estão seguindo essa cartilha, decretando a suspensão das atividades de alguns setores.
Paulo Olzon, um dos mais respeitados infectologistas brasileiros, reforça a necessidade da diminuição no contato social. Essa medida básica já vem demonstrando ótimos resultados em outros países. Na Itália após o isolamento social orientado pelo governo a partir da quarta semana de março, a curva de mortos pela Covid-19 apresentou quedas consecutivas.
Já que tantas pessoas estão trabalhando em home office (incluindo os funcionários da nossa equipe), a Go Up digital elencou 7 dicas indispensáveis para manter a alta produtividade, mesmo trabalhando em casa. Confira:
Estabeleça uma rotina
Home office não é férias! Acreditar que por trabalhar em casa, as demandas diminuirão ou a qualidade do trabalho pode oscilar, é um erro. A melhor maneira de continuar produzindo em alto nível no meio dessa quarentena, é estabelecendo uma rotina.
Se antes do Covid-19 você iniciava as suas atividades as 9 horas da manhã, não faz sentido acordar ao meio dia.
Respeite os horários da empresa e continue executando as suas tarefas nesse período. Adaptar totalmente o seu corpo a uma nova rotina em tão pouco tempo, vai levar a perdas de performance consideráveis.
Além do início das atividades, esteja atento aos horários de almoço e encerramento do expediente. Evite acumular trabalho e não deixe de utilizar o tempo economizado no transporte até a empresa para descansar, estudar e aperfeiçoar as suas habilidades.
Trabalhe em um ambiente adequado
Ninguém conhece a sua casa tão bem quanto você! Isso pode ser uma grande vantagem no Home Office.
A montagem de um local de trabalho físico dentro de casa ajuda e muito na produtividade, e isso não significa reservar um cômodo inteiro só para a atividade. Se isso for possível é uma ótima escolha, porém escolher aquele ambiente que proporciona as condições certas para a execução das suas tarefas, já é o bastante.
Um ambiente barulhento, com constantes interrupções e mal iluminado, provavelmente não é o adequado para o seu jeito de trabalhar em casa.
Aqui na Go Up Digital, os funcionários relataram que os ambientes de trabalho utilizados no Home Office foram as salas de estar e quartos. Inclusive são ótimas opções para você no trabalho remoto.
Outra dica importante é separar todos os materiais que serão utilizados no seu dia de trabalho e organizá-los nesse ambiente.
Você trabalha com design? Então separar o notebook, carregador, caderno para anotações e certificar-se de que todos os programas necessários para a concepção de artes estão instalados, é prioridade para um dia produtivo de trabalho.
Comunique-se com a sua equipe
A maior dificuldade estabelecida pelo Home Office é a comunicação entre a equipe. Ninguém faz nada sozinho, então é essencial estar alinhado com os seus colegas de trabalho, antenado no andamento de cada tarefa. Além das ferramentas tradicionais de comunicação, existem outras que podem ser utilizadas.
Vale ressaltar que é importante estar conectado o tempo todo na internet durante o expediente, permitindo a comunicação rápida com os seus colegas e superiores.
Skype
Essa plataforma é a mais completa para comunicação entre a equipe, sendo acessível e intuitiva no uso. A Microsoft através do Skype ainda disponibiliza a possibilidade de chamadas de vídeo com diversos computadores ao mesmo tempo.
RunRun.it
Essa plataforma funciona como um quadro de tarefas virtual (essa é a próxima dica), onde a equipe pode marcar o tempo de trabalho gasto em cada atividade. Organizando o expediente e permitindo a metrificação de desempenho, o RunRun.it é ótimo para o acompanhamento do Home Office.
O WhatsApp além de ser uma ferramenta completa de comunicação, disponível tanto no computador, quanto no celular, está naturalmente presente no nosso dia a dia. Recados rápidos e instruções são perfeitas para serem transmitidas via WhatsApp.
Planeje-se no começo do dia
Agora que você já conhece as principais ferramentas para comunicação remota, não existem desculpas, é hora de se planejar.
No escritório o planejamento é importante, porém é no Home Office que sem o planejamento a produtividade vai por água abaixo.
A distância entre a equipe dificulta a comunicação, por isso que alinhar as pautas e tarefas logo no começo do dia é crucial.
Uma ótima dica para um planejamento que seja aplicável e não se resuma a teoria, é elencar as suas tarefas das mais importantes para aquelas que podem ser adiadas.
A construção de um quadro virtual ou físico no estilo Kanban, separando as tarefas que precisão ser feitas, as que estão em progresso e as já concluídas, é uma opção incrível para a formatação do planejamento.
Priorize tarefas complexas e de difícil execução na parte da manhã, nesse momento o nosso corpo está mais ativo e com energia de sobra, especialmente graças as horas extras de descanso pelo escritório ter se mudado temporariamente para casa.
Inclusive o pesquisador norte-americano Adam Grant, no seu best-seller do new York times “Originais: como os não conformistas movem o mundo”, afirma que as pessoas mais criativas do mercado, são aquelas que iniciam as suas tarefas com foco total e ao longo do dia vão diminuindo o ritmo.
Justamente nesse processo de diminuição do ritmo de trabalho, que surgem as novas ideias.
Além disso, se houveram problemas na execução dessas tarefas mais complexas realizadas pela manhã, você ainda tem o resto da tarde para resolvê-las.
Utilize o princípio 80/20
Você já conhece o princípio 80/20? Esse é um dos princípios de produtividade adotado pelos gestores das maiores empresas do mundo.
O princípio 80/20 nasce da observação do matemático italiano Vilfredo Pareto de que 20% dos esforços geravam 80% dos resultados. Esse princípio pode ser visto nas mais diversas áreas, confira:
20% das pessoas mais ricas da Itália na época de Pareto, controlavam 80% das riquezas do país.
20% dos países são responsáveis por 80% da poluição do mundo.
20% dos cientistas descobrem 80% das inovações na ciência.
Esses são apenas alguns exemplos comprovados do princípio 80/20. E mesmo há alguns séculos, Pareto já havia descoberto o segredo da produtividade.
Aplicando o 80/20 na sua rotina de trabalho, você separa 1/5 do tempo de execução das tarefas, para priorizar aquelas que são mais importantes (e definidas naquele modelo de planejamento). Esse 1/5 do tempo de trabalho, será o seu período mais produtivo, responsável por 80% dos resultados.
Com o princípio 80/20 alinhado em um bom planejamento, as suas manhãs em Home Office serão produtivas como nunca.
Se conheça!
Se conhecer é fundamental para executar um bom serviço home office. Tenha consciência de todos os fatores que prejudicam a sua produtividade, como por exemplo deixar a televisão ligada durante o período de trabalho.
Como o trabalho remoto permite mais flexibilidade e liberdade, cabe a você se conhecer o bastante para utilizar essa liberdade a favor da sua carreira e não como uma forma de distração.
Procrastine! (mas no momento certo)
A palavra procrastinação é a vilã do Home Office, motivo de muitos gestores nem sequer pensarem no trabalho remoto como alternativa. Justamente por isso guardei essa dica para o final, ela é a mais importante e polêmica.
Ao contrário do que muitos acreditam, a procrastinação não é a vilã da produtividade, muito pelo contrário, os profissionais mais produtivos do mercado sabem procrastinar.
A definição de produtividade é entregar mais e com qualidade em um menor período, certo? Então por que se manter preso a uma tarefa onde você não está conseguindo alcançar o resultado esperado?
Para descansar a sua mente e permitir que o trabalho seja executado da maneira adequada, a procrastinação ou como pode ser mais bem denominada, “ócio criativo”, é uma alternativa incrível.
Quando se sentir cansado, leia algum conteúdo do seu interesse, escute uma música, saia para caminhar… Quando você retornar dessa atividade procrastinadora, você pode ter certeza de que estará muito mais motivado e eficiente para a execução das tarefas no Home Office.
O segredo da procrastinação é ter responsabilidade, garantir que com essas atividades não se embole o planejamento, mas sim entregue as suas tarefas com uma qualidade muito maior.
Não à toa que as maiores empresas do mundo investem em ambientes para o ócio criativo, especialmente o Google e o Facebook.
Os GoUpers já estão seguindo as medidas da OMS na prevenção do Covid-19 e utilizando essas 7 dicas para uma alta produtividade, para entregar a qualidade que é marca registrada da agência. Conte para nós como está sendo a sua experiência no Home Office.